○保存文書の種類及び保存期間に関する取扱要領
平成20年6月16日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この要領は、雲南市・飯南町事務組合処務規程第23条の規定に基づき、雲南市・飯南町事務組合の保存文書の種類及び保存期間に関する必要な事項を定めるものとする。
(文書の保存期間及び保存区分)
第2条 文書の保存期間(文書を保管し、又は保存する期間をいう。以下同じ。)は、法令等に定めがあるものを除き、永年、10年、5年、3年、1年又は1年未満の保存区分とする。
2 課長は、別表第1に掲げる保存区分に従い、当該課の主管文書の保存期間を定めるものとする。
3 課に共通する文書は、別表第2に掲げる分類基準に従って整理し、保管しなければならない。
(保存期間の起算)
第3条 文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは文書が完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。
(保管文書の廃棄)
第4条 課長は、課で保管している文書を随時調査し、保管の必要がないと認められる文書を廃棄することができる。
(保存期間の延長)
第5条 課長は、保存期間の満了した文書のうち更に保存することが必要と認められる文書については、総務課長と協議の上保存期間を延長することができる。
(文書廃棄上の注意)
第6条 課長は、文書を廃棄する場合において、機密を保持する必要のある文書又は悪用されるおそれのある文書を廃棄するときは、裁断、溶融、焼却、その他適当な方法により処分し、文書情報の漏えいを防止しなければならない。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成20年7月1日から施行する。
附則(平成26年12月18日訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成27年1月1日から施行する。
附則(令和2年4月1日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1(第2条関係)
保存期間の区分の基準
保存期間 | 設定基準 |
永年 | 1 議会の議決書及び議事録 2 条例、規則、訓令、告示その他の例規文書、公示文書及び令達文書 3 各種計画等重要な計画に関する文書 4 職員の身分、進退、賞罰及び任免等人事に関する文書 5 褒賞に関する文書 6 不服申し立て、審査請求、訴訟、調停及び和解に関する文書 7 調査及び統計で特に重要な文書 8 管理者の事務引継ぎに関する重要な文書 9 財産及び市債に関する重要な文書 10 工事に関する重要な文書 11 事務組合の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 12 使用料、負担金等徴収に関する重要な文書 13 歳入歳出予算書及び決算書 14 許可、認可又は契約に関する重要な文書 15 文書保存に関する文書 16 事務組合広報 17 その他永年保存の必要があると認められるもの |
10年 | 1 議会に関する重要な文書 2 事業の計画及び実施に関する重要な文書 3 職員の人事に関する文書 4 庁議に関する重要な文書 5 使用料及び負担金等収入に関する重要な文書 6 工事に関する文書 7 往復文書に関する重要な文書 8 監査に関する重要な文書 9 物品の購入契約に関する重要な文書 10 金銭の支払いに関する証拠書類で重要な文書 11 原簿及び台帳に関する重要な文書 12 請願、陳情及び要望等に関する文書 13 事務局長から課長までの引継に関する重要な文書 14 その他10年保存の必要があると認められるもの |
5年 | 1 補助金等に関する文書 2 国又は県からの例規文書、公示文書及び令達文書 3 予算、決算及び金銭出納簿に関する帳簿等に関する文書 4 往復文書に関する文書 5 その他5年保存の必要があると認められるもの |
3年 | 1 往復文書のうち軽易な文書 2 文書の収受、発送に関する文書 3 その他3年保存の必要があると認められるもの |
1年 | 1 往復文書のうち特に軽易な文書 2 その他1年保存の必要があると認められるもの |
別表第2(第2条関係)
共通文書分類基準
大分類 | 小分類 | 個別フォルダ名 | 保存年限 | 備考 |
共通 | 共通全般 | 庁内通知 | 随時廃棄 | |
文書 | 文書件名簿 | 3年 | ||
郵便切手受払簿 | 3年 | |||
令達番号簿 | 永年 | 総務課のみ | ||
指令番号簿 | 3年 | |||
人事 | 旅行命令簿 | 5年 | ||
時間外勤務命令簿 | 1年未 | 年度末に総務課へ提出 | ||
年次休暇簿 | 1年末 | 毎年1月に総務課へ提出 | ||
職務専念義務免除承認簿 | 1年未 | 随時、総務課に提出 | ||
営利企業等従事許可申請書 | 1年未 | 随時、総務課に提出 | ||
研修通知 | 随時廃棄 | |||
議会 | ○○月定例会議案 | 1年 | 総務課を除く | |
第○回臨時会議案 | 1年 | 総務課を除く | ||
予算・決算 | 予算・決算全般 | 予算書 | 1年 | 総務課を除く |
決算書 | 1年 | 総務課を除く | ||
定期監査資料 | 3年 | 総務課を除く | ||
定期監査結果報告書 | 3年 | 総務課を除く | ||
決算資料 | 1年 | 総務課を除く | ||
予算編成 | 平成○○年度当初予算要求書 | 1年 | 総務課を除く | |
第○次補正予算要求書 | 1年 | 総務課を除く | ||
平成○○年度当初予算要求資料 | 1年 | 総務課を除く | ||
第○次補正予算要求資料 | 1年 | 総務課を除く | ||
予算執行※ | 収入に関する文書 | 5年 | ||
支出負担行為書 | 5年 | |||
支出命令書(写し) | 5年 | |||
流用伺書及び流用決定書 | 5年 | |||
領収済通知書 | 5年 |
※「予算執行」については、課それぞれの文書の状況に応じて分類を判断すること。