○雲南市・飯南町事務組合処務規則

平成16年11月1日

規則第4号

(目的)

第1条 この規則は、別に定めがあるものを除くほか、雲南市・飯南町事務組合(以下「組合」という。)における組織、事務処理、服務その他の執行要領について必要な事項を定めることを目的とする。

(局及び事業所の配置)

第2条 各部にそれぞれ次の局及び事業所を置くことができる。

局又は事業所

総務部


ケーブルテレビ事業部

放送センター、飯南放送センター、大東中継所、掛合中継所

環境事業部

雲南エネルギーセンター、リサイクルプラザ、いいしクリーンセンター、三刀屋斎場

2 各部の事務分掌は、各部長が定める。

(事務処理の原則)

第3条 事務処理に当たっては、適正かつ速やかに行い、常にその能率の向上を図らなければならない。

(事務処理の要領)

第4条 すべての事務は、管理者の決済を経て処理しなければならない。ただし、専決事務については、この限りでない。

(専決)

第5条 副管理者の内から管理者が指定した副管理者(以下「指定副管理者」という。)、事務局長、部長及び所長限りで専決できる事務は、別表第1のとおりとする。

2 所長は、専決事項に係る事務を効率的に処理するため専決事項の一部を副所長に委譲することができる。委譲する場合には、その事項及び理由を記載した文書をもって事務局長を経由し管理者の承認を得なければならない。

(代決)

第6条 管理者が不在のときは、指定副管理者がその事務を代決する。

2 管理者及び指定副管理者ともに不在のときは、事務局長がその事務を代決する。

3 管理者、指定副管理者及び事務局長ともに不在のときは、管理者が指定した者がその事務を代決する。

(専決及び代決の制限)

第7条 異例に属し、又は疑義のあるものは、前2条の規定にかかわらず、専決し、又は代決することができない。

(代決書類の後閲)

第8条 代決した書類は、速やかに後閲に供しなければならない。ただし、定例又は軽易なものについては、この限りでない。

(文書の種類)

第9条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 管内一般又はその一部に公示するもの

(4) 訓令 所管公署(所)又は職員に対し指揮命令するもの

(5) 内訓 訓令で機密に属するもの

(6) 指令 公署(所)その他のものに対して、処分の意見を表示するもの

(7) 辞令 職員の任免等を行うもの

(8) その他 通達、通知、報告、照会、回答、進達、副申、申請、願、届、協議、陳情、賞状、議案等

(記号及び番号)

第10条 文書の記号、次により記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(1) 文書の記号は、条例、規則、告示及び訓令にあっては、その区分に従い組合名を冠し、内訓及び指令にあっては「内訓」及び「指令」の字を用いる。

(2) 文書の番号は、条例、規則、告示、訓令及び内訓にあっては、令達番号簿(様式第1号)の番号により、指令は、指令番号簿(様式第2号)の番号による。

(3) 前2号以外のものには、記号として次により冠し、番号は、その記号の区分により発生順序に従い文書件名簿の番号による。

課等又は事務

記号

総務部

総務課

雲事総

監査委員事務

雲事監

議会事務

雲事議

ケーブルテレビ事業部

管理課、施設課、制作課

雲事放

飯南放送センター事務

雲事飯

環境事業部

環境事務

雲事環

雲南エネルギーセンター

雲事エ

リサイクルプラザ

雲事リ

いいしクリーンセンター

雲事い

2 前項の番号は、毎年4月から起こし会計年度によりそれぞれ更新するものとし、事件の完結するまで同一の番号によるものとする。

(公文書の署名)

第11条 公文書の署名は、すべて管理者名(特に必要なものは組合名)を用いなければならない。ただし、特に軽易なものについては事務局長又は部長及び所長名を用いることができる。

(押印)

第12条 発送文書には公印を押印し、重要なものについては、契字印で起案書と割印しなければならない。ただし、軽易なものについては、押印を省略することができる。

(公文の書式)

第13条 条例、規則、告示その他の公文書の書式は、別に定める。

(文書の取扱)

第14条 公印は、常に堅固な容器に納め、錠をして管守し、その取扱いの厳正を期さなければならない。

(公印の登録)

第15条 総務部長は、公印の新調、改印又は廃止があったときは、公印台帳(様式第3号)に公印の印影、種類、寸法及び公印の管守者を登録しておかねばならない。この場合において、印影は公表するものとする。

(公印の種類)

第16条 公印の種類、印影、寸法及び公印の管守者は、別表第2のとおりとする。

(公印の刷込み)

第17条 公印は、特に必要があると認められるときは、商標等にその印影を印刷することができる。この場合においては、刷込みの都度当該公印管守者を経て、管理者に公印の刷込み承認願(様式第12号)を提出して承認を受けなければならない。印刷に使用した印影の原版は、公印の取扱いに準じ、総務部長が保管するものとする。

(電子計算組織による公印)

第18条 電子計算組織(一定の処理手順に従い記録し、演算し、判断し、その他の事務を自動的に行う電子的機器の組織をいう。)を利用して証明等を行う場合において、特に必要があると認めるときは、電子計算組織に記録した公印の印影又は当該印影を縮小し、若しくは拡大したもの(以下「電子印影」という。)を文書に打ち出して公印の押印に代えることができる。

2 電子印影を使用しようとする主務課長は、事前に総務課に合議しなければならない。

3 電子印影を使用する主務課長は印影の改ざんその他不正使用を防止するため、電子印影を適正に管理しなければならない。

4 総務課長は電子印影台帳(様式第13号)を備え、電子印影を使用する事務を記録しなければならない。

5 主務課長は、電子印影を使用しなくなったときは、速やかに当該電子印影を消去し、総務課長に通知しなければならない。

(文書の収受及び配布)

第19条 組合に到達した文書及び物品は、各部又は局若しくは事業所(以下「部所」という。)ごとに収受し、必要なものは供覧若しくは回覧しなければならない。

(1) 普通文書は、親展文書(秘の表示のある文書及び親展電報を含む。以下同じ。)及び普通電報を除き、これを開封し、文書の余白に受付印(様式第4号)を押し、文書件名簿(様式第5号)に所要事項を記入し、担当者に配布する。ただし、特に重要と認められる文書については、配布する前に各部署の所属長(以下「所属長」という。)の閲覧に供するものとし、軽易な文書については、文書件名簿への記載を省略することができる。

(2) 書留郵便物及び親展文書は、開封しないで、収受印を押し、電報にあっては、その余白に収受時刻を記入のうえ、特殊郵便物交付簿(様式第6号)によりあて名人に配布する。

(3) 訴願、訴訟、審査請求その他受理の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係ある文書は、第1号の規定による手続のほか、余白に収受時刻を記入し、取扱者が押印し、封皮を添付する。

(4) 現金、金券又は有価証券は金券交付簿(様式第7号)に記入し、りん議を終え担当者に回付し、担当者は、収入命令書とともに会計管理者へ送付する。

(5) 物品は、物品収受簿(様式第8号)に記入し、担当者に配布して受領印を徴する。

(文書等の処理)

第20条 文書及び物品の処理は、次に定めるところによる。

(1) 起案に当たっては、起案用紙(様式第9号)を用い公文書式に従い、使用する用語、用字については、文書の左横書き実施要領に定める公用文作成の基準によらなければならない。

(2) 起案書には、起案の理由又は説明を記載し、関係法規その他参考となる事項を附記し、かつ、必要な書類を添付し、「例規」、「電報」、「親展」、「速達」等などの取扱い区分の表示をしなければならない。

(3) 起案書又は閲覧に供する文書は、関係者に合議の上、係長、課長、所(副)長、部長、事務局次長、事務局長及び指定副管理者を経て、管理者の決済又は閲覧を受けなければならない。

(4) 他の部所の所掌事務に関係のある起案は、関係部所に合議しなければならない。

(5) 定例又は軽易な文書については、その余白に処分案を記載して起案書に代えることができる。

(6) 決裁済みの文書で発送を必要とするものは、担当部所において浄書及び校合しなければならない。

(7) 文書の発送は、担当部所において収受文書件名簿に文書の処理経過を記入し、かつ、取扱者が押印しなければならない。

(8) 使送文書は、使送文書送達簿(様式第10号)に記入し、あて先に送達して受領印を徴しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(9) 物品を発送しようとするときは、担当部所において包装し、前2号の規定に準じて発送しなければならない。

(電報等による処理)

第21条 電報又は電話で照復しようとするときは、収発文書件名簿又は関係文書にその旨を記載して処理しなければならない。

(文書の処理編さん)

第22条 文書の処理編さんは、次の各号に定めるところによる。

(1) 所属長は、常に文書件名簿を調査し、未処理文書は、速やかに処理させなければならない。

(2) 処理済の文書は、担当者において編さん科目に従い、所定の簿冊にとじて保管しなければならない。

(3) 文書の編さん科目及びその整理番号は、別に定める。

(4) 文書は、毎年4月から起こし、会計年度によってとじるものとする。

(5) 完結した簿冊は、総務部に引き継がなければならない。ただし、当分の間は各部所において保管する。

(文書の保存)

第23条 総務部長は、前条第5号の規定により完結した簿冊の引継ぎを受けたときは、保存文書台帳(様式第11号)に登載し、所定の保存期間中保存しなければならない。

2 保存文書の種別及び保存期間は、法令に特別の定めがあるもののほか、別途定める要領による。

(廃棄処分)

第24条 保存期間を経過し又は保存の必要のない文書を廃棄しようとするときは、廃棄文書の印章等で他に利用されるおそれのあるものについては焼却し又は裁断して処分しなければならない。

(文書の閲覧)

第25条 組合の職員以外の者で文書の閲覧をしようとするものがあるときは、所属長は、閲覧させることができる。ただし、法令に定めがあるもの及び機密等に属するものは、この限りでない。

(庁外持出の制限)

第26条 簿冊又は文書は、公務により特に指示を受けた場合のほか、庁外に持ち出してはならない。

(勤務時間外における文書等の取扱い)

第27条 勤務時間外における文書及び物品の取扱いについては、次に定めるところによる。

(1) 時間外勤務者は、担当者から次に掲げる簿冊の引継ぎを受け、勤務の終わったときは、担当者に引き継がなければならない。

 特殊郵便物交付簿

 物品収受簿

(2) 勤務時間外に到達した文書及び物品等を収受した勤務者は、次により処理し、担当者に引き継がなければならない。ただし、電報及び緊急の処理を要すると認められるものは、あらかじめ受取人又は受信者に連絡しておかなければならない。

 親展文書、電報及び書留郵便物は、それぞれの収受簿に記載すること。

 前号以外の文書は、文書受付箱に納めておく。

 物品は、物品収受簿に記載すること。

(火元取締責任者)

第28条 所属長は、各室ごとに火元取締責任者を定めなければならない。

2 火元取締責任者は、常に火気の取締を厳重にし、退庁する場合には、使用火気の点検をしなければならない。

(非常持出の表示)

第29条 所属長は、重要な書類及び物品に「非常持出し」の表示をし、搬出その他必要な処置についてあらかじめ定めておかなければならない。

(非常招集)

第30条 執務時間外又は休日に、庁舎又はその周辺に火災その他の非常災害が発生し、庁舎の保全警備、災害対策等のため緊急に職員の登庁を要する場合には、職員の非常招集を行い、災害の防止又はその対策に努めるものとする。

2 前項の発令者は、管理者とするが、機を逸するおそれのある場合は、その場の職員において非常招集を行うことができる。ただし、発令後直ちにその状況を管理者に報告し、承認を受けなければならない。

(連絡担当者)

第31条 非常招集の伝達を迅速かつ正確に行うため、所要の地域ごとに1人以上の連絡担任者を指定して置くものとする。

2 連絡担任者は、あらかじめ所属長が命ずる。

3 連絡担任者は、非常招集の通知を受けた場合には、速やかに自己の受け持つ区域に在職する職員に対して適宜の方法によりその旨を連絡しなければならない。

(非常招集の措置)

第32条 非常招集により登庁した職員は、直ちに次の措置をして上司の指揮を受けなければならない。

(1) 非常持出書類その他重量書類を搬出保護すること。

(2) 金庫、その他重要物件を警戒すること。

(様式)

第33条 この規則でいう様式については、別に定める。

附 則

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年3月29日規則第4号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月21日規則第4号)

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成29年4月1日規則第2号)

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年4月1日規則第3号)

この規則は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月9日規則第3号)

この規則は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和2年6月4日規則第1号)

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

別表第1(第6条関係)

指定副管理者の専決事項

1 調定通知(寄附を除く)500万円未満

2 予算の範囲内における次に掲げる費目に係る支出負担行為(契約を含む。)及び支出命令に関すること。

ア 1件の金額300万円未満の報償費、委託料(建設工事関連は1000万円未満までとする。)、備品購入費、負担金補助及び交付金、補償・補てん及び賠償金

イ 1件の金額500万円未満の需用費(食糧費は50万円未満のものに限る。)、役務費(電話料及び郵送料、火災保険料及び自動車損害保険料は除く。)、使用料及び賃借料、原材料費、公有財産購入費、貸付金、投資及び出資金、積立金、寄附金、繰出金

ウ 1件の金額1000万円未満の工事請負費

3 事務局長の出張命令及び復命聴取に関すること。

4 事務局長の休暇、欠勤及び忌引等に関すること。

事務局長の専決事項

1 儀式、交際、褒賞等に関する軽易なこと。

2 広報活動に関すること。

3 各種会合の招集及び調整に関すること。

4 行政文書の公開

5 定例に属し、かつ、重要でない事項の告示に関すること。

6 部長及び所(副)長の県内及び宿泊を伴わない県外出張命令及び復命聴取に関すること。

7 部長及び所(副)長の休暇、欠勤、忌引並びにその他の職員の引き続き7日を超える休暇及び欠勤に関すること。

8 部長及び所(副)長の時間外勤務、休日勤務及び夜間勤務命令に関すること。

9 調定通知(寄附を除く。)200万円未満

10 予算の範囲内における次に掲げる費目に係る支出負担行為(契約を含む。)及び支出命令に関すること。

ア 1件の金額100万円未満の報償費、委託料(建設工事関連は300万円未満までとする。)、備品購入費、負担金補助及び交付金、補償・補てん及び賠償金

イ 1件の金額200万円未満の需用費(食糧費は10万円未満のものに限る。)、役務費(電話料及び郵送料、火災保険料及び自動車損害保険料は除く。)、使用料及び賃借料、原材料費、公有財産購入費、貸付金、投資及び出資金、積立金、寄附金、繰出金

ウ 1件の金額300万円未満の工事請負費

11 支出負担行為の専決範囲内における次に掲げる事項

ア 指名競争入札参加者の指名(公募による指名競争入札に係るものを除く。)

イ 入札保証金及び契約保証金の減免

ウ 入札の停止、中止及び取消

エ 物件供給等の予定価格及び最低制限価格の決定

12 予定価格1000万円以下の工事、測量、建設コンサルタント業務又は製造の請負の予定価格及び最低制限価格の決定

13 支出負担行為決裁済の歳出金の支出命令に関すること。

14 200万円以下の不用品の処分

15 行政財産の目的外使用許可(6月以内の定例的なもの及び更新に限る。)

16 予算の費目流用及び予備費10万円以下の充用に関すること。

部長(所長)の専決事項

1 定例又は軽易な事項の照会、回答、申請、通知、証明等の処理に関すること。

2 前号のほか、所掌事務のうち定例に属し、かつ、軽易なもの

3 所管する公用自動車の運行及び管理に関すること。

4 所属職員の時間外勤務及び休日勤務命令、週休日の振替及び代休日の指定等に関すること。

5 所属職員の休暇(7日以下のものに限る。)及び遅刻、早退並びに欠勤の承認に関すること。

6 調定通知(寄附を除く。)100万円未満

7 納入通知書、督促状の発行、収入金更正、支出更正、過誤納金の充当、還付決議書、戻入命令、歳計外現金の収支

8 予算の範囲内における次に掲げる費目に係る支出負担行為(契約は定例的なものを除き総務部長合議とする。)及び支出命令に関すること。

ア 報酬、給料、職員手当等、共済費、災害補償費、恩給及び退職年金、旅費、交際費、光熱水費、役務費(電話料及び郵送料、火災保険料及び自動車損害保険料以外は100万円未満までとする。)、償還金、公課費

イ 1件30万円未満の報償費、委託料(建設工事関連は100万円未満までとする。)、備品購入費、負担金補助及び交付金、補償・補てん及び賠償金

ウ 1件100万円未満の需用費(食糧費は1件3万円未満に限る。)、使用料及び賃借料、工事請負費、原材料費、公有財産購入費、貸付金、投資及び出資金、積立金、寄附金、繰出金

9 支出負担行為内における次に掲げる事項

ア 指名競争入札参加者の指名(公募による指名競争入札に係るものを除く。)

イ 入札保証金及び契約保証金の減免

ウ 入札の停止、中止及び取消

別表第2(第17条関係)

公印の種類

印影

寸法

保守者

摘要

事務組合印

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24ミリメートル平方

総務部長


管理者印

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18ミリメートル平方

総務部長


副管理者印

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18ミリメートル平方

副管理者


会計管理者印

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18ミリメートル平方

会計管理者


会計管理者領収印

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30ミリメートル平方

会計管理者

領収書発行専用

出納員印

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30ミリメートル平方

出納員

領収書発行専用

収入分任出納員印

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30ミリメートル平方

収入分任出納員

領収書発行専用

議長印

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18ミリメートル平方

事務局長


事務局長印

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18ミリメートル平方

事務局長


部長印

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18ミリ平方

部長


所長印

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18ミリ平方

所長


部の名称は、第2条第1項の表の「部」の欄の名称とする。

事業所名は、第2条第1項の表「局又は事業所」の欄の名称とする。

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雲南市・飯南町事務組合処務規則

平成16年11月1日 規則第4号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第2章
沿革情報
平成16年11月1日 規則第4号
平成19年3月29日 規則第4号
平成25年3月21日 規則第4号
平成29年4月1日 規則第2号
平成30年4月1日 規則第3号
令和2年3月9日 規則第3号
令和2年6月4日 規則第1号